Übermittlung der verifizierten Bruttomasse
Die verifizierte Bruttomasse muss durch den Verlader in einem Beförderungspapier dokumentiert werden. Das Dokument kann Bestandteil der Versandanweisungen an die Reederei sein oder eine getrennte Mitteilung darstellen. Die Dokumentation kann auch elektronisch erfolgen. In jedem Fall muss sie von einer vom Verlader bevollmächtigten Person unterzeichnet sein. Die Unterschrift kann bei elektronischer Übermittlung durch - einfache - elektronische Signatur erfolgen SOLAS VI/2: „Die Bezugnahme auf Dokumente in dieser Regel schließt die Verwendung der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) und von Übertragungsverfahren des elektronischen Datenaustausches (EDI) als Unterstützung der papiergebundenen Dokumentation nicht aus.“
Die verifizierte Bruttomasse muss so rechtzeitig an die Reederei übermittelt werden, dass ausreichend Zeit verbleibt, um einen ordnungsgemäßen Stauplan zu erstellen. Dies kann von Reederei zu Reederei unterschiedlich sein und hängt in großem Maße von der jeweiligen Schiffsgröße ab. Was "rechtzeitig" ist, legt die jeweilige Reederei daher für sich selber fest. Staatlicherseits wird es hierzu keine Vorgaben geben.